semPCP - Funktionsmodule im Überblick

sem.PCP von SEMYOU ist ein cloudbasiertes Tool für das simultane und effiziente Projektmanagement all Ihrer Projekte. Projekte werden in der heutigen Zeit immer komplexer. Die Anzahl von den im Unternehmen eingesetzten Softwaretools steigt etwa im gleichem Maße wie die Komplexität der Projekte. Gerade diese hohe Anzahl an unterschiedlichen Tools, die zudem teilweise keine Schnittstellen zueinander haben, erschwert die Koordination der Ressourcen im Projekt aber eher, als dass es sie erleichtern würde. 

Ziel und Aufgabe von sem.PCP ist es, Projektleiter und Entscheidungsträger bei der Durchführung von Projekten optimal zu unterstützen. Um optimale Übersichtlichkeit zu bieten, haben wir sem.PCP in 16 einzelne Funktionsmodule gegliedert. Die Module können beliebig aktiviert und deaktiviert sowie beliebig miteinander kombiniert werden. Somit können Sie jeden Anwendungsfall in Ihren Projekten abdecken: Projektleiter, aber auch Teammitglieder haben für jede Projektphase und jede Projektsituation das richtige Modul mit der aktuellen Information zur Verfügung. 



In typischen Projektumgebungen sind Projektinformationen verstreut und damit meist schwer zugänglich oder redundant oder gar zueinander widersprüchlich, da mehrere Systeme gepflegt werden müssen. Im ungünstigsten Fall haben diese Systeme keine Schnittstellen zueinander. Eine typische Projekt-Softwarelandschaft sieht dann beispielsweise wie folgt aus:



Ein Projektplan muss in einer herkömmlich arbeitenden Projektmanagement Software durch das Project Management Office (PMO) immer wieder manuell aktualisiert werden, da er sonst an Gültigkeit verliert. In Zeiten der Agilität und Flexibilität ist eine solche Aufgabe für Großprojekte eine Herausforderung und stellt die verantwortlichen Personen im PMO vor enorme Herausforderungen.
SEMYOU bietet in seinem Projektmanagement-Tool sem.PCP insgesamt 16 Funktionsmodule für das Multi-Projektmanagement. Alle Funktionen in sem.PCP sind in Modulen realisiert, welche jeweils eine in sich abgeschlossene, aber kommunikativ durchlässige Einheit darstellen. Sowohl einfache wie auch komplexe Projekte können mit den Funktionsmodulen in sem.PCP effizient verwaltet werden. 

Die Informationsform des "Wiki" ist durch online verfügbare Nachschlagewerke bekannt. Ein Wiki kann ebenso zum schnellen Peer-to-Peer-Informationsaustausch dienen. Deshalb haben wir uns dafür entschieden, auch in sem.PCP ein Funktionsmodul Wiki bereitzustellen, in welchem alle Projektbeteiligten wichtige Projektinformationen zentral speichern und mit allen Teilnehmern teilen können. 

Alle Module decken jeweils einen klar definierten Informationsbereich innerhalb eines Projekts ab. Die Module können projektbezogen und je nach Bedarf aktiviert und deaktiviert werden. So kann z.B. ein Projekt die Module "Zeiterfassung", "Ressourcen-Management" und "Dokumentenmanagement" aktiv geschaltet haben, ein weiteres Projekt hat dagegen die Module "Landkarte" und "Eckpunkte" aktiviert.

Das Berechtigungskonzept von sem.PCP

Über ein feinstufig anpassbares Berechtigungskonzept kann der Projektleiter bestimmte Projektinformationen für Projektbeteiligte Modul für Modul freischalten oder sperren. Diese Flexibilität ermöglicht die vollständige Kontrolle über die Ressourcen und Module, die jeder einzelne Projektbeteiligte tatsächlich nutzen darf.

Die Funktions-Modul-Matrix von sem.PCP

Die folgende Matrix zeigt alle Funktionsmodule von sem.PCP und die Projektbereiche, also die Kern-Aspekte, aus denen jedes Projekt besteht. Klar erkennbar ist der hohe Abdeckungsgrad von sem.PCP in Bezug auf die Projektbereiche.

sem-PCP bietet Integration sämtlicher Projektinformationen

Durch die enge Verknüpfung von Planung, Monitoring und Steuerung der operativen Tätigkeiten bietet sem.PCP eine vollständige Integration der Informationen über sämtliche Projektbereiche. 

In der Praxis ist heute oft ein auf der Netzplantechnik basierendes Projektplanungs- und -steuerungstool wie Microsoft Project oder eine ähnliche Projektmanagement Software vorhanden, mit dem das Terminmanagement, das Ressourcenmanagement sowie die allgemeine Projektplanung und Projektüberwachung erfolgen. Die Operationalisierung, also die tatsächliche Messbarmachung sowie das Reporting und Monitoring erfolgen meist in weiteren Softwareprodukten. Der Einsatz mehrerer Softwareprodukte erhöht oft nicht nur den Projektaufwand, sondern schafft auch einen hohen Grad an Fehleranfälligkeit: angefangen von der Intransparenz bis hin zu inkonsistenten Daten. Gerade in Großprojekten sind solche Fehlerquellen schwer auszumachen und noch schwerer zu eliminieren. 

Daher verfolgt SEMYOU mit sem.PCP den Ansatz, Planung, Steuerung, Monitoring und die Operationalisierung in einem einzigen Paket zu vereinen. Nur durch diese nahtlose Integration sind eine effiziente Projektplanung und -steuerung möglich. Willkommener Nebeneffekt ist die optimale Kontrolle der Projektressourcen und die sich daraus ergebende Transparenz für alle Projektteilnehmer.

Die Funktionsmodule im Überblick

Modul "Landkarte"

Das Modul "Landkarte" stellt eine Projektlandkarte in visueller Form dar, in der das Projekte über seine komplette Laufzeit abgebildet wird. Im Modul " Landkarte" werden Arbeitsströme, Phasen, Meilensteine, Eckpunkte und übergeordnete Quality-Gates dargestellt. Neben der Darstellung aller wichtiger Informationen in der Gesamtansicht können Sie innerhalb der Landkarte navigieren. Informationen zu Eckpunkten können Sie bei Bedarf direkt einblenden, um zu prüfen, welche Eckpunkte wann anstehen bzw. fällig sind. Die integrierte Zoom-Funktion ermöglicht es Ihnen, wie bei einem Zoom-Objektiv durch Hineinzoomen den Informationsgehalt zu erweitern und gleichzeitig mehr Details einzublenden. Oder Sie möchten durch Hinauszoomen einen Gesamtüberblick sehen und sich damit auf die wesentlichen Kennzahlen beschränken, um bei komplexen Inhalten den Überblick zu behalten.

Modul "Dashboard"

Über das Modul "Dashboard" werden alle wichtigen Leistungskennzahlen ("Key Performance Indicators, auch KPI) Ihres Projekts in übersichtlichen Diagrammen grafisch dargestellt. Die Darstellung der Diagramme erfolgt interaktiv, kann also jederzeit live geändert werden. Das Dashboard besteht aus 13 unterschiedlichen Diagrammen, mit denen Sie schnell einen Überblick über das gesamte Projekte gewinnen können. Workload, Meilensteine, Performance und Status der Eckpunkte sind nur einige Beispiele, die Ihnen direkt angezeigt werden. Planabweichungen, möglicher Verzug, Engpässe und ähnliche Aspekte werden im Modul Dashboard schnell erkannt, geeignete Gegenmaßnahmen können unverzüglich eingeleitet werden.

Modul "Wiki"

Das Modul "Wiki" bietet den Projektteilnehmern ein projektbezogenes Wiki an, in dem jeder Projektbeteiligte die für ihn oder andere Teilnehmer relevanten Projektinformationen zentral ablegen kann. Durch die zentrale Speicherung sind diese Informationen jedem Projektteilnehmer sofort zugänglich, eine langwierige und oft erfolglose Suche in anderen Systemen entfällt. Eine typische Wiki-Seite kann beispielsweise Text, Bilder, Tabellen und grafische Elemente beinhalten. Die Inhalte einer Wiki-Seite können nachträglich formatiert, mit einer Hierarchie versehen und somit strukturiert werden. Wiki-Dokumente können vom Ersteller bzw. Bearbeiter eines Wiki mittels einer Sperrfunktion für die Zeit der Bearbeitung gesperrt werden, so dass dem Wiki keine Informationen durch etwaige zeitgleiche Bearbeitung verloren gehen können.

Modul "Lessons Learned"

Über das Modul "Lessons Learned" können Projektbeteiligte wichtige Erkenntnisse und Erfahrungen, die sie während des Projekts gewonnen haben, zentral abspeichern. Damit bietet das Modul Projektleitern eine fundierte Wissensbasis im Sinne des Best-Practice-Ansatzes für künftige Projekte. Wichtige Erkenntnisse können beispielsweise aus der Anwendung von bestimmten Methoden oder Zusammenarbeitsmodellen oder aus der Kommunikation mit Partnern und Kunden erwachsen. All diese Informationen können im Modul "Lessons Learned" zentral abgespeichert und entsprechend kategorisiert werden. Durch eine integrierte Bewertungsfunktion ist es möglich, die Einträge zu bewerten und anschließend auszuwerten. Das Speichern von direkt aus der Praxis stammenden Erkenntnissen während eines Projekts ist äußerst nützlich, um später aufgetretene unvorhergesehene Situationen und Probleme analysieren zu können und diese bei künftigen Projekten gezielt und proaktiv vermeiden zu können. Bei künftigen, ähnlich gelagerten Projekten können durch Analogienauswertung und Synergienbildung die Projekteffektivität und Effizienz enorm gesteigert werden.

Modul "Besprechungen"

Das Modul "Besprechungen" bietet Ihnen ein vollständiges Terminmanagement an, in welchem Besprechungen und Meetings geplant und nachgehalten werden können. Neben der eigentlichen Planung von Terminen ist es im Modul Besprechungen möglich, eine Agenda mit Tagesordnungspunkten zu hinterlegen, die Teilnehmer via Email einzuladen und die erledigten Tagesordnungspunkte während der Besprechung live abzuhaken. Während der tatsächlichen Besprechung können Notizen, Memos und Meeting-Minutes direkt zu jedem Agenda-Punkt hinterlegt werden, so dass fast nebenbei ein vollständiges Protokoll entsteht. Diverse Optionen der Darstellung ermöglichen es jedem Benutzer, durch die Termine zu navigieren, bestimmte Termin zu suchen, nach bestimmten Kriterien zu filtern und sich die Inhalte eines Meetings schnell in einem Vorschaubereich anzeigen zu lassen, beispielsweise Gesprächs- oder Ergebnisprotokolle.

Modul "Eckpunkte"

Das Modul "Eckpunkte" beinhaltet die in sich abgeschlossenen Arbeitspakete. Jeder Eckpunkt ist mit einer Vielzahl von Informationen versehen. Mehrere Eckpunkte können miteinander verknüpft werden. Über verschiedene Darstellungen können Eckpunkte gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Komplexe Abhängigkeiten der Eckpunkte untereinander können entweder über eine Abhängigkeitsmatrix oder über ein Graphen-Netzwerk dargestellt werden.

Modul "Newsfeed"

Das Modul "Newsfeed" nimmt die Funktion eines schwarzen Brettes ein, auf dem jeder Projektteilnehmer beliebige Informationen mit allen Projektteilnehmern teilen kann. Durch diese Form der zentralen Informationsveröffentlichung, gewissermaßen per "manuellem Newsfeed", können Neuigkeiten oder Änderungen allen Projektbeteiligten unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Neben diesem manuellen Newsfeed wird im Modul Newsfeed auch der automatisch generierte Newsfeed eines Projektes angezeigt. Hier werden automatisch alle relevanten Änderungen aufzeigt, die an dem Projekt durchgeführt wurden. Dies schafft Transparenz und jeder Projektbeteiligte verfügt zu jedem Zeitpunkt über eine aktuelle Übersicht über Statusänderungen und weitere wichtige Ereignisse.

Modul "Zeiterfassung"

Das Modul "Zeiterfassung" dient der internen Zeiterfassung im Projekt. Projektteilnehmer können über dieses Modul ihre im Projekt geleistete Arbeitszeit erfassen und diese bestimmten Projektelementen zuweisen. Durch die Verknüpfung der erfassten Zeit mit den Eckpunkten bzw. Work Items ist es dem Projektleiter leicht möglich, detaillierte Auswertungen hinsichtlich des Projektaufwandes durchzuführen.

Modul "Arbeitsströme"

Das Modul "Arbeitsströme" gliedert ein Projekt in Arbeitsströme wie z.B. Entwicklung, Marketing, Forschung und Finanzen. Jeder Arbeitsstrom beinhaltet spezifische Eckpunkte und kann für sich genommen isoliert ausgewertet werden. Mit der ebenfalls möglichen arbeitsstrom-übergreifenden Auswertung ist es möglich, Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsströmen zu erkennen, anzuzeigen und zu analysieren.

Modul" Dokumenten Management"

Das Modul "Dokumenten Management" beinhaltet ein vollumfänglich integriertes und mächtiges Dokumentenmanagement in sem.PCP. Projektbezogene Dokumente können im Modul "Dokumenten Management" an einer zentralen Stelle gespeichert werden und stehen danach allen Projektbeteiligten zur Verfügung. Mit einer hierarchischen Ordner-Struktur -analog eines hierarchischen Dateisystems- können Dokumente nach bestimmten Aspekten und Gesichtspunkten strukturiert und kategorisiert werden, z.B. in die Bereiche "Marketing", "Entwicklung", "Administration". Die Benennung der Kategorien ist dabei beliebig wählbar. Über eine leistungsfähige Suchfunktion ist es möglich, schnell nach Dokumenten und Dokumentinhalten zu suchen und diese direkt per Mausklick zu öffnen.

Modul "Ressourcen Management"

Das Modul "Ressourcen Management" ermöglicht die vollständige Planung von Ressourcen innerhalb des Projekts. Ressourcen können je nach Bedarf als Person / Maschine / Einheit angelegt werden und stehen dann für die Planung direkt zur Verfügung. Über einen interaktiven in Monate eingeteilten Zeitplan, der alle Ressourcen und deren Einsatz anzeigt, kann der Einsatz jeder Ressource einfach verwaltet werden. Die geplante Zeitdauer und der Auslastungsgrad werden in der Visualisierung direkt dargestellt, so dass Kapazitätsgrenzen, Überlastungen und mögliche Überschneidungen sofort erkannt werden.

Modul "Export / Reporting"

Mit dem Modul "Export / Reporting" können Sie als Projektleiter Reports in verschiedenen Detaillierungsgraden nach Ihren Wünschen auf Knopfdruck erstellen – den Detaillierungsgrad des Inhalts können Sie dabei vorab auswählen. So können Sie einfache Übersichts-Reports bis hin zu vollständigen Projekthandbüchern mit nur einem Knopfdruck erstellen. Den Report können Sie in vier verschiedenen gängigen Dateiformaten exportieren:
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Microsoft PowerPoint
- HTML-E-Mail

Modul "Multi-Projektmanagement"

Das Modul "Multi-Projektmanagement" bietet Ihnen zahlreiche Funktionen für die multiple Projektverwaltung. So können Sie beispielsweise Bereiche verschiedener Projekte miteinander vergleichen und fehlende Daten entsprechend ergänzen. In der Home-Ansicht werden Ihnen alle verfügbaren Projekte übersichtlich dargestellt, zusätzlich können Projekte durch Filterkriterien wie Status, Farbe und Typ hervorgehoben werden.

Modul "Globale Auswertungen"

Das Modul "Globale Auswertungen" ermöglicht Ihnen eine projektübergreifende Auswertung aller in sem.PCP verwalteten Projekte. So können Sie Projekte miteinander vergleichen und die Erkenntnisse daraus ausgewählten Personenkreisen zur Verfügung stellen. Beispielsweise können Sie projektübergreifende Ad-Hoc-Auswertungen für Vorstände oder Lenkungsausschüsse in nur wenigen Schritten erstellen. Die Auswertung vergleicht alle Projektbereiche der ausgewählten Projekte grafisch über Diagramme miteinander. 

Modul "Arbeitselemente"

Das Modul "Arbeitselemente" definiert den operativen Bereich und bildet das Aufgaben-Management ab. Die Umsetzung von geplanten Eckpunkte und Arbeitspakete kann über das Modul operationalisiert, das heißt mit Messbarkeitskriterien versehen werden. Sie können individuelle Aufgaben-Listen für Arbeitselemente wie Allgemeine Aufgaben, Risiken, Offene Punkte oder auch Abnahmen erstellen, in denen dann die tägliche Arbeit festgelegt wird. 
Ein integriertes Board für das Vorgehensmodell Scrum und Kanban als Methode der Produktionsprozesssteuerung bietet optional auch die Grundlage für ein agiles und flexibles Vorgehen innerhalb einer Aufgaben-Liste.

Kostenlose Testversion von sem.PCP

sem.PCP kann 30 Tage lang vollumfänglich und kostenlos getestet werden und steht über das SEMYOU Cloud Office jedem Interessierten online zur Verfügung. Melden Sie sich heute noch an unter: https://registration.SEMYOUonline.com und lassen sich von den Funktionen über ein existierendes Demo-Projekt von der Funktionsvielfalt von sem.PCP überzeugen. 

Informationen zu sem.PCP: http://www.SEMYOU.com/de/apps/sem-pcp/overview
Funktionen – High Level Beschrieben: http://www.SEMYOU.com/de/apps/sem-pcp/features
Produkt-Video: https://youtu.be/WX0p20kkplk

Ihr SEMYOU TEAM