Multi-Projekt-Management ist eine Herausforderung
Das Projektgeschäft gehört heute zum Alltag fast jedes Unternehmens. Insbesondere Bau-Projekte sind anspruchsvoll hinsichtlich Planung, Kosten und Zeit. Groß-Bau-Projekte wie Flughafen-Empfangsgebäude, Industriebauten und der Neubau von Bahnhöfen werden in der heutigen Zeit immer komplexer. Viele Subunternehmen sind eingebunden, die Bauphasen hängen oftmals voneinander ab, und in den Einzelprojekten existieren ebensolche Abhängigkeiten zwischen den Beteiligten. Hunderte Bau-Projekte an verteilten Standorten zu verwalten ist somit eine Herausforderung, die es zu meistern gilt.
Dutzende geografisch verteilte Projekte in Deutschland
Projektvielfalt
Jedes Unternehmen leistet jährlich eine Vielzahl von Projekten. Insbesondere Großunternehmen starten vermehrt kleinere Projekte, bei denen sich eingesetzte Ressourcen teilweise überschneiden. Den Überblick über Zeitablauf und Ressourcen aller parallel laufenden Projekte zu behalten, stellt eine Herausforderung für die Projektverantwortlichen dar.Ressourcen
Verfügbare Ressourcen (Personal, Zeit, Produktionsmittel) sind stets begrenzt. Das angestrebte Ziel der Projektverantwortlichen ist stets, zur Verfügung stehende Ressourcen effizient auf laufende Projekte zu verteilen, zu verwalten und einzusetzen. Ein erfolgreicher Projektabschluss dabei setzt ein akkurates Ressourcen-Management voraus. Die Praxis zeigt jedoch, dass oftmals zu wenige Ressourcen für simultan laufende Projekte zur Verfügung stehen: Ressourcen werden an zu vielen Projekten gleichzeitig eingesetzt, der Anteil an uneffektivem Verwaltungsaufwand steigt. Bau-Projekte erfordern zudem oftmals ein besonders exaktes Ressourcen-Management von teuren Spezial-Maschinen. Der Einsatzzeitpunkt, die Einsatzdauer und die daraus resultierenden Kosten wollen genau geplant sein.Zeit und Budget
Sowohl Kostendruck als auch Zeitdruck steigen ständig, die Kunden wünschen immer schnellere Ergebnisse zu immer günstigeren Preisen. Bei Bau-Projekten sind die Faktoren Zeit und Budget signifikant für den Projekterfolg und somit meist äußerst detailliert geplant. Eine enge Kalkulation macht die Planung jedoch fehleranfällig, unabwendbare Verzögerungen führen zu erheblichen nachträglichen Mehrkosten. Die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität stehen in Wechselwirkung zueinander. Der Projekterfolg ist nur gegeben, wenn die Mindestanforderungen in allen Faktoren erfüllt werden.Digitalisierung
Eine effektiv funktionierende Digitalisierung ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Multi-Projekt-Management. Relevante Daten sind auch heute (2017) noch nicht vollständig digitalisiert und in unterschiedlichen Tools verteilt. Die vollständige Digitalisierung eines Projekts erfordert zwar einen gewissen Anfangsaufwand, der teilweise gescheut wird, sich aber in jedem Fall (auch in bereits laufenden Projekten) rentiert.
Informationen liegen bei herkömmlicher Projektführung oftmals in unterschiedlichen und zueinander inkompatiblen Tools vor
Mit sem.PCP stets informiert über alle Aspekte des Projekte
Zu den regelmäßig wiederkehrenden Hauptaufgaben von Projektverantwortlichen gehört es auch bei multiplen Projekten, jederzeit bezüglich des Status des Projekts aussagefähig zu sein. Hierfür müssen jedes Mal aktuelle und belastbare Status-Informationen zusammengetragen werden, aus denen u.a. die folgenden Fragen beantwortet werden können:- Wie ist der Projektfortschritt (Meilensteine, Teilprojekte)?
- Wo droht Verzug?
- Wo gibt es bereits tatsächlich Verzug?
- Was sind die aktuellen Probleme?
- Mit welchen Ressourcen sollen Probleme gelöst werden?
- Gibt es Verzug in Abhängigkeiten?
- Gibt es einen Engpass oder bereits überlastete Ressourcen?
Bei mehreren hundert gleichzeitig zu führenden Projekten führt bereits das Zusammenstellen belastbarer Status-Informationen eine enorme Belastung des Projektverantwortlichen dar.
sem.PCP – Multi-Projekt-Management-Software
sem.PCP von semYOU ist eine Multi-Projekt-Management-Software, die es Projektverantwortlichen erlaubt, komplexe Projekte auf modernste Weise vollumfänglich zu planen, zu verwalten, zu steuern, zu monitoren und auszuwerten.
sem.PCP stellt Projektverantwortlichen verschiedene Module für das Projektmanagement zur Verfügung, die alle typischen Anforderungen des Projektmanagements abdecken. Jedes Modul kann nach Projekt-Typ und Bedarf einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. sem.PCP bietet zudem die Möglichkeit von projektübergreifenden Auswertungen, um Best-Practice-Effekte für künftige Projekte im Sinne der Operational Excellence nutzen zu können. Die Module in sem.PCP sind für unterschiedliche Stakeholder (Management, Projektleitung oder operative Ebene) konzipiert und decken alle Bereiche innerhalb eines Projektes ab.
Bau-Unternehmen mit 400 Projekten
Das folgende Beispiel bezieht sich auf ein Bau-Unternehmen mit seiner typischen Projektstruktur. Hier existieren Dutzende Projekte, die parallel laufen und an verschiedenen Standorten angesiedelt sind. Jedes einzelne dieser Projekte will geplant, gesteuert und überwacht sein: proaktives Handeln ist gefragt. Die Cloud-Software sem.PCP unterstützt die Projektverantwortlichen und Projektbeteiligten dabei in jeder Phase und in jedem Detaillierungsgrad, von der hochaggregierten Projektstatus-Anzeige (Rot, Gelb, Grün) bis hin ins kleinste Detail.
Projekte
Mit der Cloud-Software sem.PCP können Projekte einfach erstellt werden. Projektverantwortliche können jedes Projekt konfigurieren: Phase, Arbeitsströme, Arbeitspakete, Benutzer, Rechte und Meilensteine. Alle Module in sem.PCP können pro Projekt individuell einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.Projektübersicht
Nach der Anmeldung werden im Home-Bereich alle bereits angelegten Projekte angezeigt. Die Projektübersicht zeigt unmittelbar den Status jedes Projektes in einer Übersicht an – ohne das Projekt überhaupt öffnen zu müssen. Für Projektverantwortliche ist diese Übersichtsdarstellung gerade bei multiplen Projekten äußerst wichtig, um schnell einen Gesamtüberblick zu erhalten. In der Übersicht kann jedes Projekt geöffnet werden, um alle Informationen zu diesem Projekt anzuzeigen und zu bearbeiten.Projektverantwortliche können Projekten mit Farben und Typen versehen, strukturieren und Kategorien zuordnen. Gerade bei mehreren hundert Projekten stellen diese Strukturierungsmöglichkeiten einen enormen Vorteil dar.
Über eine Volltextsuche kann der Projektverantwortliche das gesuchte Projekt schnell finden.
Wechseln zwischen Projekten
sem.PCP verfolgt den Ansatz des nahtlosen Multi-Projekt-Managements. Dadurch ist ein Wechseln zwischen Projekten jederzeit möglich. Ist gerade ein Projekt zur Bearbeitung geöffnet, ist es dennoch jederzeit möglich, in ein anderes Projekt zu wechseln, um bestimmte Daten zu vergleichen oder Informationen nachzuschlagen:
Projektstrukturen per Mausklick duplizieren
Fast immer führt ein Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig - in unserem Beispiel sind es Bau-Projekte.Oftmals weisen die Projekte eines Unternehmens eine ähnliche oder sogar gleiche Struktur auf: die Projekte durchlaufen die gleichen Phasen oder haben gleiche Meilensteine und Arbeitspakete, welche erreicht und abgearbeitet werden müssen. Dabei kann es sich beispielsweise um Abnahmen, Dokumente oder Zulieferungen handeln.
Zum Projektstart müssen zunächst Projektrahmen und Projekttyp gewählt werden: Phasen, Meilensteine, Quality-Gates, Arbeitsströme und Arbeitspakete (sog. Eckpunkte) sind festzulegen.
sem.PCP bietet die Möglichkeit, Projektstrukturen zu duplizieren. Eine einmal angelegte Projektstruktur kann mit allen referenzierten Komponenten einfach per Mausklick dupliziert und somit in ein neues Projekt übernommen werden. Dieser Projekt-Vorlagen-Modus, stellt gerade bei größeren und komplexen Bau-Projekten einen enormen Vorteil dar, da die grundlegende Projektstruktur nicht jedes Mal manuell neu aufgesetzt werden muss.
Eine vollständige Projektstruktur per Mausklick duplizieren
Erkenntnisse und Analogien aus anderen Projekten können effizient genutzt werden, wodurch wirtschaftlich hochwillkommene Synergieeffekte entstehen. Nur durch Synergieeffekte erzielt ein Unternehmen gerade in der Bau-Branche erhebliche Kostenersparnis. Der Effekt, in (abgeschlossenen) Projekten Fehler zu erkennen und in neuen Projekten Fehler zu vermeiden, unterstützt ideal den Operational Excellence-Ansatz.
Projektübergreifende Auswertungen
Mit der projektübergreifenden Auswertung können multiple Projekte einfach überwacht und verglichen werden.Eine projektübergreifende Auswertung besteht aus einer festgelegten Anzahl von Projekten, die miteinander vergleichen werden sollen. So können Projektverantwortliche verschiedene Projekte hinsichtlich unterschiedlicher Aspekte miteinander vergleichen, z.B. Bau-Projekte des gleichen Typs oder im gleichen Projektfortschritt.
Daten und Informationen innerhalb einer Auswertung
Jede Auswertung vergleicht unterschiedliche Bereiche der in ihr enthaltenen Projekte, beispielsweise in einer Projektlandkarte die Arbeitsströme, Eckpunkte, Erkenntnisse und Arbeitselemente. Die Bereiche werden tabellarisch oder grafisch miteinander verglichen und übersichtlich dargestellt.
Projektübergreifende Auswertungen besonders geschützt
Auch projektübergreifende Auswertungen sind möglich. Wegen der besonderen Sensibilität und Mächtigkeit dieser Funktion stellt sem.PCP hierfür ein separates Berechtigungskonzept zur Verfügung. So kann bereits bei der Erstellung einer projektübergreifenden Auswertung festgelegt werden, welche Benutzer darauf Zugriff haben sollen.
Rollen und Rechte
Bei jedem Projekt ist eine Menge von Mitarbeitern in verschiedenen Rollen beteiligt, die unterschiedliche Zugriffsrechte auf verschiedene Bereiche im Projekt besitzen sollen. sem.PCP verfügt über ein leistungsfähiges Rollen- und Rechtekonzept.Projekt-Status auf Knopfdruck
Mit sem.PCP kann der aktuelle Projekt-Status jederzeit per Mausklick erstellt und an einen Verteiler gesendet werden. Das vormals oft umständliche Zusammenführen von Informationen entfällt vollständig.Sämtliche auf den Projektstatus bezogene Gesichtspunkte können direkt in sem.PCP abgefragt werden.
Zusammenfassung sem.PCP
- Als Cloud-Software von jedem Internetanschluss aus verfügbar
- Umfassende Lösung für das moderne Multi-Projekt-Management im Unternehmen
- Projekte in wenigen Minuten aufsetzen
- Projekte duplizieren und alle referenzierten Komponenten übernehmen
- Analogien bilden und daraus entstehende Synergieeffekte nutzen
- Projektübergreifende Auswertungen erstellen
- Projekte planen, steuern und monitoren
- Zahlreiche Funktionen für alle Projektbeteiligten, vom Management bis hin zu operativen Funktionen
- Ideal für Unternehmen jeder Größe, vom Handwerksbetrieb bis hin zum Großunternehmen
- Verwalten von einem oder Hunderten Projekten im selben Tool bei gleich hoher Benutzerfreundlichkeit
- Projektstatus und –übersichten mit einem Mausklick erstellen und verteilen
Kostenlose Testversion von sem.PCP
sem.PCP kann 30 Tage lang vollumfänglich und kostenlos getestet werden und steht über das SEMYOU Cloud Office jedem Interessierten online zur Verfügung. Melden Sie sich heute noch an unter: https://registration.SEMYOUonline.com und lassen sich von den Funktionen über ein existierendes Demo-Projekt von der Funktionsvielfalt von sem.PCP überzeugen.Informationen zu sem.PCP: http://www.SEMYOU.com/de/apps/sem-pcp/overview
Funktionen – High Level Beschrieben: http://www.SEMYOU.com/de/apps/sem-pcp/features
Produkt-Video: https://youtu.be/WX0p20kkplk
Ihr SEMYOU TEAM