Das Schlagwort des multiplen Projektmanagements macht in Großunternehmen ebenso wie in kleinen und mittelständischen Firmen die Runde. Ob in einem Konzern ressortübergreifend an einem Projekt gearbeitet wird oder eine Kooperation von mehreren beteiligten kleinen Unternehmen stattfindet; in jedem Fall ist es wichtig, dass alle Teilnehmer des Projekts möglichst zu jeder Zeit auf dem gleichen aktuellen Stand sind. Andernfalls kommt es zu Überschneidungen, Fehlern und Koordinationslücken, die ärgerlich sind sowie Zeit und Geld kosten.
Das Beispiel von der linken Hand, die nicht weiß, was die rechte tut, ist in diesem Zusammenhang sehr treffend. In der Vergangenheit war es aber zugegebenermaßen auch sehr schwierig, alle Beteiligten eines komplexen Projekts zu koordinieren. Lange Kommunikationswege (zudem noch abhängig vom Postversand) sind dabei ein Hauptproblem. Das hat sich durch die Möglichkeiten des Internets grundlegend geändert. Doch noch immer läuft das Projektmanagement häufig dezentral ab und jeder Beteiligte kocht in seinem Bereich seine eigene Suppe. Eine intelligente Projektmanagement Software kann das vermeiden – und wenn diese Lösung dann auch noch in einer Cloud-Umgebung funktioniert, werden Reibungsverluste nahezu vollständig eliminiert. Zeitersparnis und Steigerung der Effizienz beim Bearbeiten komplexer Projekte wird somit endlich Wirklichkeit. SEMYOU hat als Anbieter für SaaS Konzepte verstanden, worauf es ankommt und bietet mit der App semPCP die perfekte Lösung.
Die Cloud-Umgebung wird zum bevorzugten Arbeitsumfeld
Die Idee von SaaS (Software as a Service) ist bestechend einfach: Statt auf jedem einzelnen PC der beteiligten Mitarbeiter umständlich verschiedene Softwarepakete installieren (und lizenzieren) zu müssen, wäre es doch gut, wenn jeder Beteiligte zu jeder Zeit Zugriff auf die jeweils erforderliche Softwarelösung hat. Nicht alle Funktionen werden von jedem benötigt und viele Programme werden nur wegen eines einmaligen Einsatzes angeschafft und dann nie wieder benutzt. Bezahlen muss man sie dennoch. Somit wird die Software bei einer SaaS-Lösung selbst zur Dienstleistung.
In einem cloudbasierten System stellt SEMYOU dem Unternehmen die umfassende Lösung für Multi-Projektmanagement zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter bekommt den Einblick in das Projekt, den er aktuell benötigt. Alle Änderungen werden live und in Echtzeit über die Cloudlösung eingespielt und jedes andere Team-Mitglied ist somit auf dem neuesten Stand. Die Projektleitung bestimmt dabei, wer welche Bereiche einsehen kann und welche Funktionen freigeschaltet sind. Somit ist eine effiziente Kostenkontrolle gewährleistet, denn es muss keine Software mehr auf Vorrat gekauft und installiert werden – alle Segmente der App semPCP bleiben in der Cloudumgebung und können von jedem Endgerät aus mit Internetanbindung jederzeit genutzt werden.
Standardisierung von Prozessen steigert die Effektivität
Dass man Projekte in eine Cloud hochladen kann und dort gemeinsam mit anderen bearbeitet, ist keine neue Vorgehensweise. Tatsächlich ist dies auch mit einfachen Cloudlösungen möglich. Ein echtes Multiprojektmanagement geht jedoch weiter. Kein umständliches Hantieren mit Login-Daten, Freigaben oder lange Wartezeiten beim Aktualisieren – beim Gebrauch der Software von SEMYOU stellt der Nutzer keinen signifikanten Unterschied zum herkömmlichen Arbeiten mit direkt am PC installierter Software fest.
Die Projektplanung kann dadurch ebenso wie die Projektbearbeitung jederzeit aktuell gehalten werden. Örtliche Begrenzungen gibt es so gut wie nicht, denn theoretisch kann der verantwortliche Manager auch auf Reisen oder im Urlaub noch Einfluss auf das Projekt nehmen, falls es notwendig ist. Hierzu reicht ihm dann ein einfacher Internetzugang aus, ohne auf Software eines vorinstallierten Terminals angewiesen zu sein. Und das gilt im Prinzip für alle am Projekt Beteiligten. Da nicht jeder Mitarbeiter über alle Projektbereiche informiert sein muss, kann der Projektmanager Berechtigungen und Freigaben jederzeit individuell zuweisen und zuschneiden. Selbst bei geänderten Anforderungen im Projekt sind Anpassungen problemlos möglich. Standardisierte Prozesse spielen in der Welt des Multi-Projektmanagement eine zentrale Rolle. Denn wenn jeder Mitarbeiter macht, was er will, ist das nicht unbedingt förderlich für das Gesamtergebnis. Gerade wenn es darum geht, vorgegebene Standards einzuhalten, sind Prozess-Standards wichtig.
Darauf aufbauend lassen sich in der App komplexe Abhängigkeiten festlegen, die zwischen den Prozessen bestehen. Wer diese Möglichkeiten nutzt, kann Reibungen zwischen Abteilungen stark minimieren und den gesamten Projektfluss optimieren. Grenzen spielen dabei keine Rolle: Durch die komplette Einbindung in die Cloud können kurzfristig Experten in aller Welt hinzugezogen werden, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Die Auswertung der Projektdetails und des Arbeitsfortschritts hilft dabei, den Überblick zu behalten und mögliche Planungsfehler frühzeitig aufzuzeigen. Detaillierte Reports erlauben es, aus bereits abgeschlossenen Projekten zu lernen und Erfahrungen auf das aktuelle Projektmanagement anzuwenden. All dies wird durch die hochkomplexe und moderne Projektmanagement Software ermöglicht, die zudem die Effektivität beträchtlich steigern kann.
Komplexe Prozessplanung wird übersichtlicher
Eine innovative Bereicherung des Funktionsumfangs von sem.PCP ist also die Möglichkeit zur Vereinheitlichung von komplexen Prozessen. Planung und Verwaltung können nach vorgegebenen oder neu erarbeiteten Standards abgewickelt werden. Hierzu setzt die Software auf die bewährte Landkarten-Methodik, da sie allen zugriffsberechtigten Beteiligten anhand schnell zu erfassender Symbole ermöglicht, relevante Abhängigkeiten zu überblicken. Aktivitäten werden dabei in Echtzeit in diese Karte integriert, damit immer der aktuelle Stand der Prozessplanung abgebildet wird.
Dies hat sich als beste Methode bewährt, um die komplexen und oft unübersichtlichen Abhängigkeiten von Prozessen und Sub-Prozessen optisch darzustellen. Übrigens ist es auch möglich, zwischen mehreren Projekten zu wechseln. Ob zu Vergleichszwecken, um Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen Projekten einfließen zu lassen, oder zum gleichzeitigen Management mehrerer Projekte: Die Tools und Apps in der SEMYOU-Cloud zeigen jederzeit den aktuellen Gesamtstatus der Projekte an und vereinen die Kontrolle dort, wo sie hingehört: An der Spitze. Selbstverständlich gibt es intelligente Suchfunktionen, um die essentiellen Informationen aus jedem Projekt ohne Verzögerung auffinden zu können. Je komplexer das Projekt, desto wichtiger ist es, dass nichts übersehen wird.
Der Workstream dient als Wegweiser für die Teams
Sogenannte Workstreams haben sich in der Teamarbeit sehr bewährt. Logische Strukturen können in Projekten auf unterschiedliche Weise implementiert werden. Ein solcher Workstream kann dabei aus einer Gruppe von Mitarbeitern, einem eigenen Team, einer ganzen Abteilung im Unternehmen oder auch Beteiligten in externen Firmen bestehen. Wichtig ist nur, dass der Workstream eine Erleichterung bei Planung und Abwicklung im Projektmanagement darstellt. Gleichzeitig dient er den beteiligten Mitarbeitern unabhängig von ihrem Tätigkeitsfeld als Dreh- und Angelpunkt, um aktuelle Aufgaben und Projektabschnitte im Auge zu behalten. Sehr nützlich ist hierbei der Einsatz sogenannter Master-Eckpunkte, mit denen die Meilensteine im Fortschritt eines Projekts markiert werden.
Durch klare Vorgaben, wann ein solcher Meilenstein erreicht sein muss und welche Bedingungen zum Erreichen erfüllt sein müssen, kann das jeweilige Team immer seinen Fortschritt überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen an der Arbeitsleistung vornehmen. Die Verantwortlichkeiten werden eindeutig zugewiesen, damit jeder weiß, woran er ist. Häufig hängen Meilensteine und der gesamte Arbeitsfortschritt eines multiplen Projekts voneinander ab. Deswegen ist es so wichtig, dass alles, was aufeinander aufbaut, miteinander vernetzt und koordiniert wird. Kann die eine Abteilung beispielsweise ihren Meilenstein nicht ohne die Komplettierung einer Aufgabe eines anderen Teams abschließen, muss das klar gekennzeichnet sein. Zeitliche Vorgaben und andere Parameter werden grafisch anhand von Farbskalen verfügbar gemacht und zeigen auf den ersten Blick, ob sich alles im grünen Bereich befindet oder ob irgendwo eine Verzögerung auftritt.
Analoge Projektplanung hat keine Zukunft mehr
Speziell der Überblick über den aktuellen Projektfortschritt zu behalten, ist für den verantwortlichen Projektmanager ohne leistungsfähige Software geradezu unmöglich. Wer versucht, händisch und analog den Fortschritt komplexer Projekte und Sub-Projekte zu beurteilen, stößt schnell an die Grenzen. Selbst die Einbeziehung stationärer Computersysteme ist keine optimale Lösung, weil sie ohne Anbindung an eine Echtzeit-Aktualisierung eines Cloud-Projektmanagements nie auf dem letzten Stand ist. Viel wichtiger ist aber, dass beteiligte Mitarbeiter in der Regel keinen Zugriff auf die zentrale Projektverwaltung haben und somit der Überblick ausschließlich an der Spitze besteht und nicht dort, wo er gegebenenfalls ebenfalls sinnvoll ist. Die individuelle Zuordnung von Zuständigkeiten und Berechtigungen löst dieses Problem und ist bei sem.PCP kein Problem. Überhaupt ist das SEMYOU-Konzept für multiples Projektmanagement eine Komplettlösung, weil neben dieser innovativen App viele weitere sinnvolle Software-Lösungen in der Cloud auf Abruf bereitstehen.
Diese werden nur dann bezahlt, wenn sie tatsächlich genutzt werden und dann auch nur in dem aktuell benötigen Funktionsumfang. Aufwändiges Einloggen in jeden einzelnen Bereich ist ebenfalls unnötig, weil alles übersichtlich für das jeweilige Account zugänglich ist. All das trägt dazu bei, das Gefühl einer organisch anmutenden Softwarelösung auf dem eigenen Rechner zu haben, obwohl die eigentliche Arbeit komplett in der Cloud-Software stattfindet. Die meisten Erfahrungsberichte zeigen, dass die Kunden, die mit dieser SaaS Dienstleistung arbeiten, sehr schnell vergessen, dass die benötigten Programme nicht auf ihrem Endgerät installiert sind. In Zukunft wird diese Arbeitsweise für das Projektmanagement zum Goldstandard avancieren. Alle weniger effizienten Methoden werden aufgrund der größeren Anfälligkeit für Planungsfehler und des höheren Zeitbedarfs letztlich nicht mehr konkurrenzfähig sein.