Unabhängig von der jeweiligen Branche ist der sogenannte PEP, also der Prozess zur Produktentstehung, der Dreh- und Angelpunkt für ein effektives und wirtschaftliches Vorgehen. Ohne präzise Planungen laufen Ziele und Vorgaben oft dem Ergebnis davon und können letztlich nicht eingehalten werden. Bislang war der Produktentstehungsprozess eine immense Planungs- und Verwaltungsaufgabe, bei der lange Kommunikationswege und Verzögerungen an der Tagesordnung waren. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt und Sie diese Prozesse gerne optimieren würden, könnte das Cloud Office die Lösung sein. SEMYOU bietet mit der App semPCP eine auf die spezifischen Bedürfnisse eines modernen und effektiven Multi-Projektmanagements abgestimmte Lösung, die komplett in der Cloud realisiert und verwendet wird. Durch diese Art der Planung und Verwaltung von Projekten sind Sie nicht länger auf kostenintensive interne Strukturen angewiesen, sondern erhalten für alle Aufgaben passende Tools, die maßgeschneidert verwendet und nur in dem Rahmen bezahlt werden, in dem sie genutzt werden. Teure Lizenzen für kaum oder nur in Teilen benötigte Software gehört damit der Vergangenheit an. Aber das ist nur ein Aspekt, der Sie für Ihr Portfolio Management interessieren sollte.
Vorteile der zentralen Verwaltung und Planung
Waren Begriffe wie Internet 2.0 vor zehn Jahren noch eher abstrakt und (abgesehen von spezifischen Branchen) nicht für jede Firma interessant, sind die Begriffe Big-Data und Industrie 4.0 in Zukunft nicht mehr zu umgehen. Da ist es nur logisch, sich auch bei Verwaltung und Planung von Projekten an den neuen Technologien zu orientieren. Der große Unterschied: Während zentrale Fabrikationsorte im großen Stil vermutlich immer öfter durch dezentrale Lösungen ersetzt werden, geht der Trend beim Multi-Projektmanagement eher in die gegenteilige Richtung. Die Vernetzung von Mitarbeitern und Partnerunternehmen in aller Welt macht eine Planung in der Firma nach altem Muster ineffizient und kostenintensiv. Flexibilität und Geschwindigkeit leiden ebenso darunter wie die Transparenz bei der Entwicklung komplexer Vorhaben. Es ist dabei unerheblich, ob es sich um reine Dienstleistungen, Software-Projekte oder um klassische Industrieproduktion bis hin zu großen Infrastruktur- und Bauvorhaben handelt: Dezentrale Planung verschlankt die Prozesse, senkt Kosten und spart Zeit – wenn man es richtig angeht.
Digitalisierung des PEP in der Praxis
Es ist einfacher, den Vorgang der Digitalisierung eines komplexen Projektes anhand eines Beispiels zu erklären. Gehen wir davon aus, dass wir ein umfangreiches Bauvorhaben über einen digitalen Produktentstehungsprozess realisieren möchten. Hierzu wird das gesamte Projekt zunächst strukturiert und gegliedert, um es schließlich in die digitale Lösung der SEMYOU-Cloud über semPCP zu überführen. Das Vorgehen ist dabei als Beispiel zu verstehen und kann im Detail je nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens natürlich abweichen. Zuerst muss der gesamte Inhalt des Projekts analysiert werden. Je präziser dieser Schritt erfolgt, desto genauer lassen sich die einzelnen Teilbereiche abbilden. Wer hier mehr Zeit in die Planung investiert, kann spätere Umstrukturierungen häufig vermeiden. Generell sollte sich die Strukturierung des Projekts auf diese vier Bereiche konzentrieren:
- Phasen
- Gates
- Arbeitsbereiche
- Eckpunkte bzw. Meilensteine
Beginnen wir mit den Phasen. Bei einem Bauprojekt plant man die Phasen in chronologischer Abfolge, beginnend mit der Projektdefinition und der Entwurfsplanung. Darauf basierend erfolgt die Ausführungsplanung, damit die Bauphase beginnen kann. Mit der Inbetriebnahme können der Bau schließlich abgenommen und das Projekt abgeschlossen werden. Gerade in der Bauwirtschaft ist die Einhaltung von Terminen und Zeitvorgaben besonders wichtig, weswegen alle Phasen mit einem Start- und Enddatum versehen werden. In der Regel wird der größte Zeitbedarf auf die Abschnitte Ausführung und Bauphase entfallen. Wichtig: Bei der Definition der Phasen werden noch keine konkreten Tätigkeiten benannt, sondern nur Abschnitte festgelegt, in welche die tatsächlichen Arbeiten eingebettet sind. Somit dient die Einteilung in Phasen als erste Grundlage und generelle Marschroute für alle weiteren Schritte des Bauvorhabens. Schon bei dieser ersten Strukturierung macht es Sinn, möglichst alle Beteiligten im Rahmen von Brainstorming-Sessions in die Skizzierung des Gesamtvorhabens einzubinden. Solche Skizzen lassen sich etwa auf Whiteboards sammeln und unkompliziert editieren.
Die Meilensteine bilden wichtige Zwischenziele ab
Als Nächstes sollten die Gates oder Meilensteine definiert werden, die genau festlegen, zu welchem Zeitpunkt welche Zwischenziele im Bauvorhaben erreicht sein müssen. Dabei sind sämtliche Teilbereiche einzubeziehen, da sie häufig voneinander abhängig sind. In unserem Beispiel könnte man dies wie folgt definieren:
1. Meilenstein: Freigabe der Planung durch die Projektleitung
2. Meilenstein: Vorplanung inklusive Brainstorming aller Beteiligten
3. Meilenstein: Erstellung eines konkreten Gesamtentwurfs
4. Meilenstein: Freigaben im kaufmännischen und technischen Bereich erhalten
5. Meilenstein: Abschluss der Ausführungsphase
6. Meilenstein: Inbetriebnahme des fertigen Projekts
7. Meilenstein: Projektende
Man kann die Meilensteine auch mit anderen Begriffen definieren, gängig ist etwa die Bezeichnung „Quality Gates“, also Qualitätstore, die nacheinander durchschritten werden müssen. Die Festlegung der Meilensteine ermöglicht die Erstellung einer konkreten Projektlandkarte, die einen hervorragenden Überblick über die einzelnen Projektphasen und die zu erreichenden Quality Gates bietet.
Definition der einzelnen Arbeitsbereiche
Die konkreten Arbeitsbereiche bzw. Workstreams werden erst jetzt festgelegt. Die Einteilung solcher Bereiche kann z.B. ein bestimmtes Team umfassen, eine ganze Abteilung, einen Subunternehmer oder andere Arbeitseinheiten. Das hängt von Art und Umfang des Projekts ab. Ohne konkrete Arbeitsbereiche können die Eckpunkte nicht vernünftig abgebildet werden, welche ihrerseits wichtig für den Gesamtüberblick des Projekts sind. Natürlich lassen sich gerade zu Beginn eines Projekts Arbeitsbereiche nicht immer zu 100 Prozent vorab definieren, da sich manche Änderung erst im Laufe des Fortschritts ergibt. Es hat sich daher bewährt, zunächst mit einigen generellen Arbeitsbereichen zu starten und diese später eventuell zu erweitern.
In unserem Bauprojekt würden wir folgende Arbeitsbereiche beispielhaft definieren:
- Planung
- Bau- / Betriebsplanung
- Projektmanagement
- Einkauf
- Bauausführung
- Budgetkontrolle
- Qualitätskontrolle
- Koordination
Mit diesen Bereichen lässt sich die bereits erwähnte Projektlandkarte um weitere Übersichtspunkte erweitern. Dabei hat man freie Hand über die genaue Gestaltung der Abteilungen und deren Einbindung in das Konzept, z.B. durch Anordnung von Themenbereichen oder logischen Strukturen.
In unserem Bauprojekt würden wir folgende Arbeitsbereiche beispielhaft definieren:
- Planung
- Bau- / Betriebsplanung
- Projektmanagement
- Einkauf
- Bauausführung
- Budgetkontrolle
- Qualitätskontrolle
- Koordination
Mit diesen Bereichen lässt sich die bereits erwähnte Projektlandkarte um weitere Übersichtspunkte erweitern. Dabei hat man freie Hand über die genaue Gestaltung der Abteilungen und deren Einbindung in das Konzept, z.B. durch Anordnung von Themenbereichen oder logischen Strukturen.
Eckpunkte und Meilensteine für die einzelnen Arbeitsbereiche definieren
Innerhalb der Verantwortung der einzelnen Arbeitsbereiche werden nun die sogenannten Eckpunkte definiert, die als Meilensteine innerhalb der Teamarbeit fungieren. Jeder Eckpunkt ist also einem spezifischen Arbeitsbereich zugeordnet und erhält verschiedene Attribute, etwa eine genaue Namensbezeichnung, Fälligkeitsdatum, zugeordnete Phase, Verantwortlichkeiten sowie eine kurze Beschreibung der Erfüllungskriterien und Abhängigkeiten zu anderen Eckpunkten.
Besonders die Definition der Abhängigkeiten untereinander ermöglicht die genaue Abstimmung. Die Abhängigkeiten bauen dabei logisch aufeinander auf, so müssen beispielsweise alle Genehmigungen vor Beginn eines Rohbaus vorliegen oder im späteren Verlauf Rohre und Leitungen verlegt sein, bevor die Wände verputzt werden können. Durch das Einfügen der Eckpunkte in die Projektlandkarte wird diese komplettiert und gibt einen übersichtlichen Gesamteindruck der verschiedenen Phasen und ihrer Meilensteine. Termine und andere Vorgaben können über die einzelnen Arbeitsbereiche eingesehen werden.
Damit die Verantwortlichkeiten auf einen Blick klar sind, können individuelle Eckpunkt-Symbole zugeordnet werden. Dabei soll der Eckpunkt die Flexibilität der beteiligten Arbeitsbereiche nicht einschränken, sondern lediglich einen konkreten Zeitpunkt für die Fertigstellung der Aufgaben definieren. Wie diese Fertigstellung erreicht wird, ist dabei zweitrangig.
Die punktgenaue Planung mit Minutenvorgaben bis in das letzte Detail ist in dieser „Feldherrenübersicht“ nicht zielführend, weil solche theoretischen Vorgaben in der Praxis schnell überholt sind. Bislang haben wir für das Bauprojekt einen Rahmen erstellt, in dem die einzelnen Aufgaben stattfinden sollen. Jetzt ist die Zeit gekommen, jedem Eckpunkt konkrete Aktivitäten zuzuweisen, um die Ziele des Projekts zu erfüllen. Von der Phase der Grobplanung wechselt man mit dem Portfolio Management somit in die konkrete operative Phase.
Besonders die Definition der Abhängigkeiten untereinander ermöglicht die genaue Abstimmung. Die Abhängigkeiten bauen dabei logisch aufeinander auf, so müssen beispielsweise alle Genehmigungen vor Beginn eines Rohbaus vorliegen oder im späteren Verlauf Rohre und Leitungen verlegt sein, bevor die Wände verputzt werden können. Durch das Einfügen der Eckpunkte in die Projektlandkarte wird diese komplettiert und gibt einen übersichtlichen Gesamteindruck der verschiedenen Phasen und ihrer Meilensteine. Termine und andere Vorgaben können über die einzelnen Arbeitsbereiche eingesehen werden.
Damit die Verantwortlichkeiten auf einen Blick klar sind, können individuelle Eckpunkt-Symbole zugeordnet werden. Dabei soll der Eckpunkt die Flexibilität der beteiligten Arbeitsbereiche nicht einschränken, sondern lediglich einen konkreten Zeitpunkt für die Fertigstellung der Aufgaben definieren. Wie diese Fertigstellung erreicht wird, ist dabei zweitrangig.
Die punktgenaue Planung mit Minutenvorgaben bis in das letzte Detail ist in dieser „Feldherrenübersicht“ nicht zielführend, weil solche theoretischen Vorgaben in der Praxis schnell überholt sind. Bislang haben wir für das Bauprojekt einen Rahmen erstellt, in dem die einzelnen Aufgaben stattfinden sollen. Jetzt ist die Zeit gekommen, jedem Eckpunkt konkrete Aktivitäten zuzuweisen, um die Ziele des Projekts zu erfüllen. Von der Phase der Grobplanung wechselt man mit dem Portfolio Management somit in die konkrete operative Phase.
Einfache Überführung des in das Cloud Office mit sem.PCP
Ab jetzt ist die Überführung der Projekt-Rahmendaten in die Cloud-Software sem.PCP sinnvoll. Diese Überführung ist denkbar einfach, denn das Projekt kann in der Software quasi 1:1 von der theoretischen Vorplanung in die Praxis übernommen werden.
Dazu erstellt man zunächst ein Projekt innerhalb von sem.PCP, definiert die Benutzer und ihre Rollen (Administration, Usergruppen etc.), erstellt die verschiedenen Phasen und legt übergeordnete Meilensteine bzw. Gates fest.
Anschließend erfolgt die Einteilung der Arbeitsbereiche und deren spezifische Eckpunkte, die sie erreichen müssen. Hierzu werden die einzelnen Aktivitäten pro Eckpunkt gesondert abgebildet.
Das Multi-Projektmanagement in der Cloud ist unkompliziert und erfordert keine Installation auf stationären Endgeräten. Damit spart man nicht nur administrativen Aufwand, sondern behält eine umfassende Flexibilität unabhängig vom Standort und dem verwendeten Endgerät (Desktop PC, Tablet, Smartphone etc.). Lediglich ein Internetzugang ist erforderlich, um jederzeit auf die Cloud-Software zugreifen zu können. Dabei können selbstverständlich die Zugangsberechtigungen für jeden Bereich individuell festgelegt werden, damit jeder Nutzer das sieht, was er in seinem Verantwortungsbereich sehen muss und darf. Datensicherheit ist durch den Einsatz einer rein deutschen Cloudlösung gewährleistet, die nach europäischen Datenschutzrichtlinien operiert. Somit ist die Vertraulichkeit von Projektdaten jederzeit gewährleistet.
Durch die kostenlose Testversion, die für 30 Tage lang vollen Funktionsumfang bietet, können Sie sem.PCP in der SEMYOU-Cloud unkompliziert und unverbindlich ausprobieren. Einen umfassenden Funktionsüberblick erhalten Sie über eine entsprechende Demo-Funktion.
Weitere Informationen im Internet:
Produktinfos
Funktionen
Produktvideo
Dazu erstellt man zunächst ein Projekt innerhalb von sem.PCP, definiert die Benutzer und ihre Rollen (Administration, Usergruppen etc.), erstellt die verschiedenen Phasen und legt übergeordnete Meilensteine bzw. Gates fest.
Anschließend erfolgt die Einteilung der Arbeitsbereiche und deren spezifische Eckpunkte, die sie erreichen müssen. Hierzu werden die einzelnen Aktivitäten pro Eckpunkt gesondert abgebildet.
Das Multi-Projektmanagement in der Cloud ist unkompliziert und erfordert keine Installation auf stationären Endgeräten. Damit spart man nicht nur administrativen Aufwand, sondern behält eine umfassende Flexibilität unabhängig vom Standort und dem verwendeten Endgerät (Desktop PC, Tablet, Smartphone etc.). Lediglich ein Internetzugang ist erforderlich, um jederzeit auf die Cloud-Software zugreifen zu können. Dabei können selbstverständlich die Zugangsberechtigungen für jeden Bereich individuell festgelegt werden, damit jeder Nutzer das sieht, was er in seinem Verantwortungsbereich sehen muss und darf. Datensicherheit ist durch den Einsatz einer rein deutschen Cloudlösung gewährleistet, die nach europäischen Datenschutzrichtlinien operiert. Somit ist die Vertraulichkeit von Projektdaten jederzeit gewährleistet.
Durch die kostenlose Testversion, die für 30 Tage lang vollen Funktionsumfang bietet, können Sie sem.PCP in der SEMYOU-Cloud unkompliziert und unverbindlich ausprobieren. Einen umfassenden Funktionsüberblick erhalten Sie über eine entsprechende Demo-Funktion.
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