Arbeitselemente / Workflow

Workflow

Jeder Arbeitsbereich kann einen individuellen Workflow besitzen, um die Einträge kontrolliert abzuarbeiten. Ein Workflow definiert hierbei ein vordefinierten Prozess, welcher auf den Status-Einträgen basiert. Je nach Konfiguration erfolgt die Statusänderung entweder manuell oder automatisch.

In diesem Kapitel lernen Sie:

  • Was ist ein Workflow
  • Wie kann ein Workflow erstellt werden
  • Was sind Transitionen
  • Aktivieren / Deaktivieren von Workflows
  • Anzeigen eines Workflows

Die folgende Abbildung stellt den Kontext der Status und Transitionen dar:

gfx-cloud-office

 

Anwendungsbeispiel

Je nach Bedarf kann ein Workflow einfach bis hoch komplex sein und unterschiedlichste Prozess abbilden. Von der einfachen Aufgabenverwaltung bis hin zu mehrstufigen Abnahmen mit dem 4 – Augenprinzip ist alles über die Transitionen abbildbar. Eine Transition definiert hierbei den Statusübergang.

 

Workflow aktivieren/deaktivieren

Ein Workflow kann für einen Arbeitsbereich entweder aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ist ein Workflow aktiviert, so durchlaufen die Einträge des Arbeitsbereichs den definierten Workflow über die unterschiedlichen Status. Ist für die Statusübergänge eine zusätzliche Berechtigung vergeben, so wird diese bei der Bearbeitung geprüft und nur autorisierte Benutzer können einen Statusübergang durchführen.

Um den Workflow eines Arbeitsbereichs zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCP an: https://pcp.semyouonline.com
  2. Wechseln Sie auf den Bereich Projekte
  3. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  4. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Arbeitselemente aus
  5. Öffnen Sie das Kontextmenü eines Arbeitsbereichs und wählen Anpassen Einstellungen
  6. Wählen Sie unter den Einstellungen den Bereich Allgemein
    gfx-cloud-office
  7. Setzen Sie den Schalter Workflow entsprechend und speichern die Änderungen ab
    gfx-cloud-office

 

 

Workflow/Statusübergänge anzeigen

Um die Status-Einträge eines Arbeitsbereichs anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCP an: https://pcp.semyouonline.com
  2. Wechseln Sie auf den Bereich Projekte
  3. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  4. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Arbeitselemente aus
  5. Öffnen Sie das Kontextmenü eines Arbeitsbereichs und wählen Anpassen Einstellungen
  6. Wählen Sie unter den Einstellungen den Bereich Zustandsübergänge > Zustandsübergänge
    gfx-cloud-office
    In dieser Ansicht werden alle definierten Zustandsübergänge des Workflows angezeigt.

 

 

Statusübergang erstellen & bearbeiten

Voraussetzung für die Erstellung einer Transition ist, dass Status-Einträge existieren, da diese hierfür als Basis dienen.

Um einen neuen Statusübergang in einem Arbeitsbereich zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an PCP an: https://pcp.semyouonline.com
  2. Wechseln Sie auf den Bereich Projekte
  3. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  4. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Arbeitselemente aus
  5. Öffnen Sie das Kontextmenü eines Arbeitsbereichs und wählen Anpassen Einstellungen
  6. Wählen Sie unter den Einstellungen den Bereich Zustandsübergänge > Zustandsübergänge
    gfx-cloud-office
  7. Wählen Sie Hinzufügen
  8. Wählen Sie einen Start (Status) - und End (Status) - Punkt für die Transition aus, vergeben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung und wählen optional die Berechtigungen

    Eine Transition ist immer über einen Start- und End-Punkt definiert. Der erste Zustand innerhalb eines Prozesses besitzt für den Startpunkt immer KEINE ANGABE – das Feld bleibt leer.
  9. Wählen Sie Speichern, um die neue Transition abzuspeichern

 

 

Empfehlungen

Bitte beachten Sie die Empfehlungen für die Erstellung eines korrekten Workflows

Für den Startpunkt

Sie sollten möglichst nur einen Startpunkt besitzen, um den Workflow zu starten. Verwenden Sie für den Startpunkt einen Status, der KEINE BEDEUTUNG besitzt.

Für den Endpunkt

Für den Endpunkt ist zu empfehlen, dass Sie einen Status verwenden, der mit der Bedeutung GESCHLOSSEN gekennzeichnet wurde. Sie können natürlich mehrere Endpunkte besitzen.

 

 

Wichtig

Bitte stellen Sie immer sicher, dass Ihr definierter Workflow korrekt ist und immer einen Start- und Endpunkt aufweist. Über den Bereich Diagramm wird der definierte Workflow grafisch dargestellt und kann einfach verifiziert werden.