8. Dokumenten-Management im Überblick

8. Dokumenten-Management

Das Modul Dokumenten-Management stellt ein vollumfängliches Dokumenten-Management-System für Ihr Projekt dar. Hiermit haben Sie die Möglichkeit projektrelevante Dokumente zentral abzulegen und allen Projektteilnehmern einfach zur Verfügung zu stellen. In diesem Artikel werden Ihnen die folgenden Themen vermittelt:

  • Ordner anlegen
  • Ordner löschen
  • Datei hochladen
  • Datei öffnen / herunterladen

Voraussetzungen

Um das Dokumenten-Management nutzen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie besitzen über ein SEMYOU Benutzerkonto
  • Sie besitzen eine gültige PCP App-Lizenz
  • Sie haben Zugriff auf ein Projekt in PCP
  • In dem Projekt wurde das Modul Dokumenten-Management aktiviert
  • Sie besitzen die notwendige Rechte-Rolle innerhalb des Projekts, um das Modul Dokumenten-Management sehen zu können und Einträge dort zu erstellen.

Dokumenten-Mgmt. Anzeigen

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Dokumenten-Mgmt. aus. Die Ansicht wird generell in zwei Bereiche gegliedert, die Ordnerstruktur auf der linken und die Datei-Ansicht auf der rechten Seite.

    Project-Opened-DocMgmtNav

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich nur eingeblendet wird, wenn Sie die entsprechende Berechtigung innerhalb des Projekts besitzen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie Ihren Projekt-Administrator.

Des Weiteren muss das Modul Dokumenten-Mgmt. Im Projekt aktiviert sein.


Ordner anlegen

Die Dokumentenablage erfolgt auf Basis von einer Ordnerstruktur, die Sie selbst festlegen können. Um einen Ordner zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Dokumenten-Mgmt. aus

    Project-Opened-DocMgmtNav
  3. Klicken Sie auf den Button Neuer Ordner

    Project-Opened-DocMgmtNav-NewFolder
  4. Geben Sie einen Namen für den Ordner in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Button Erstellen. Der neue Ordner wird in der linken Ordnerstruktur angezeigt.

    Wichtig
    Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Ordnern eigene Berechtigungen innerhalb des Projekts notwendig sind. Sollten Sie diese Funktionalität nicht besitzen, so kontaktieren Sie bitte Ihren Projektleiter.


Ordner löschen

Um einen vorhanden Ordner wieder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Dokumenten-Mgmt. aus
  3. Wählen Sie den zu löschenden Ordner aus der Ordnerstruktur aus. Öffnen Sie das Kontextmenü dieses Eintrags.

    Project-Opened-DocMgmtNav-DelFolder
  4. Wählen Sie den Eintrag Löschen aus und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Beachten Sie hierbei, dass alle Unterordner mit Inhalt ebenfalls unwiderruflich gelöscht werden.

Datei hochladen

Um Dateien hochzuladen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Variante 1

  1. Wählen Sie in der Ordnerstruktur einen Zielordner aus
  2. Klicken Sie auf den Button Dateien hochladen
  3. Wählen Sie die Dateien von Ihrer lokalen Festplatte aus und klicken auf OK. Die Dateien werden direkt in das Verzeichnis geladen und erscheinen nach erfolgreicher Speicherung in der Datei-Ansicht

    Project-Opened-DocMgmtNav-Upload1

Variante 2

Neben dieser Variante Dateien hochzuladen, haben Sie auch die Möglichkeiten bequem Dateien von Ihrem lokalen PC in den Datei-Bereich zu ziehen.

  1. Wählen Sie in der Ordnerstruktur einen Zielordner aus
  2. Öffnen Sie Ihren lokalen Datei-Explorer
  3. Markieren Sie die Datei und ziehen Sie diese mit der Maus in den Datei-Bereich. Der Upload beginnt direkt

    Project-Opened-DocMgmtNav-uploadDrop

Datei öffnen / herunterladen

Um hochgeladene Dateien wieder zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie in der Ordnerstruktur einen Ordner aus
  2. Markieren Sie den Datei-Eintrag und klicken mit der Maus auf den Namen der Datei. Der Download wird automatisch gestartet. Sobald die Datei heruntergeladen ist, können Sie diese über Ihre lokalen Programme öffnen.

    Project-Opened-DocMgmtNav-Download

Nächste Schritte

In diesem Lernprogramm haben Sie das Dokumenten-Management etwas näher kennengelernt. Vermittelt wurde hier:

  • Wie werden neue Ordner anlegt
  • Löschen von bestehenden Ordnern
  • Datei hochladen
  • Datei öffnen / herunterladen

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