7. Termine

7. Termine

Mit dem Modul Termine können Sie Besprechungen für Ihr Projekt ganz einfach zentral verwalten. Neben der reinen Terminverwaltung, ist es auch Möglich Meeting-Protokolle zu speichern und Aufgaben Benutzern zuzuweisen. In diesem Artikel werden die folgenden Themengebiete vermittelt:

  • Modul Termine anzeigen
  • Neuen Termin erstellen
  • Termin starten/beginnen
  • Termin löschen
  • Termin bearbeiten

pcp-gfx-app-appointment

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Terminen eigene Berechtigungen innerhalb des Projekts notwendig sind. Sollten Sie diese Funktionalität nicht besitzen, so kontaktieren Sie bitte Ihren Projektleiter.

Termine anzeigen

Um das Termin Modul anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht

    Home-Projekct-SelectName-Marked
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt.

    Project-Opened-Appointment

    In diesem Modul können Sie zwischen zwei unterschiedlichen Ansichten wählen, die Kalenderansicht und die Tabellenansicht.

    Um die Ansicht zu wechseln, wählen Sie in der Toolbar entweder Kalender bzw. Tabelle aus.


    Project-Opened-Appointment-View

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass dieser Bereich nur eingeblendet wird, wenn Sie die entsprechende Berechtigung innerhalb des Projekts besitzen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie Ihren Projekt-Administrator.

Des Weiteren, muss das Modul Termine im Projekt aktiviert sein.

Termin erstellen

Um einen neuen Termin zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Wählen Sie in der Toolbar den Button Neu aus
    Project-Opened-Appointment-NewBtn
  4. Geben Sie in dem Eingabefenster einen Titel ein, wählen Sie den Start- und Endzeitpunkt aus und legen Sie optional eine Agenda und Teilnehmerliste fest
    Project-Opened-Appointment-NewWindow

    Neben den Pflichtfeldern, haben Sie auch die Möglichkeit eine Referenz zu einem oder mehreren Eckpunkten aufzubauen. Wählen Sie hierzu die entsprechenden Eckpunkte aus der Auswahlliste aus.

  5. Klicken Sie auf den Button Speichern, um den Termin abzuspeichern. Wenn Sie die Option „Alle Teilnehmer via Email informieren“ aktiviert haben, erhalten alle festgelegten Teilnehmer eine Einladung via Email.

Wichtig
Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Terminen eigene Berechtigungen innerhalb des Projekts notwendig sind. Sollten Sie diese Funktionalität nicht besitzen, so kontaktieren Sie bitte Ihren Projektleiter.

Termin löschen

Um einen Termin in der Kalenderansicht zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Klicken Sie auf den zu löschenden Termin. Das Kontextmenü wird angezeigt. Wählen Sie Löschen

    Project-Opened-Appointment-Del

  4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Termin wird unwiderruflich gelöscht

Um einen Termin in der Tabellenansicht zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Wählen Sie in der Toolbar Tabelle aus

    Project-Opened-Appointment-View

  4. Wählen Sie aus der Tabelle den zu löschenden Termin aus. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Löschen

    Project-Opened-Appointment-Del2

  5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Termin wird unwiderruflich gelöscht

Termin bearbeiten

Um einen Termin in der Kalenderansicht zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Klicken Sie auf den zu löschenden Termin. Das Kontextmenü wird angezeigt. Wählen Sie Bearbeiten

    Project-Opened-Appointment-Del

  4. Führen Sie in dem Änderungsformular Ihre Änderungen durch und klicken Sie anschließend auf den Button Speichern.

Um einen Termin in der Tabellenansicht zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Wählen Sie in der Toolbar Tabelle aus

    Project-Opened-Appointment-View

  4. Wählen Sie aus der Tabelle den zu löschenden Termin aus. Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Bearbeiten

    Project-Opened-Appointment-Del2

  5. Führen Sie in dem Änderungsformular Ihre Änderungen durch und klicken Sie anschließend auf den Button Speichern

Termin starten / beginnen

Neben der reinen Terminverwaltung können auch Meeting-Protokolle und Aufgaben zu einem Termin erfasst werden. Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie den Termin Starten. Um einen Termin zu starten, führen Sie die folgenden Schritte aus. Voraussetzung hierfür ist, dass ein Termin bereits erstellt wurde.

  1. Öffnen Sie ein Projekt aus der Projektübersicht
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Termine aus. Die Termin-Ansicht wird angezeigt
  3. Wählen Sie in der Toolbar Tabelle aus

    Project-Opened-Appointment-View

  4. Wählen Sie aus der Tabelle den zu startenden Termin aus
  5. Klicken Sie auf das Play – Symbol, um den Termin zu starten. Das Protokollfenster wird daraufhin geöffnet

    Project-Opened-Appointment-Start

  6. Geben Sie Ihre Daten in die vorhandenen Felder ein und speichern Sie diese mit Klick auf den Button Speichern

Die folgenden Funktionen stehen Ihnen in dem Eingabefenster zur Verfügung:

Aktionen
Beschreibung
Anwesenheit prüfen
Prüfen Sie die Anwesenheit Ihrer Teilnehmer.
Agenda – Protokoll
Zu jedem Agenda-Punkt kann ein Protokoll erstellt werden. Fügen Sie hier auch Entscheidungs-Tabellen ein.
Aufgaben
Legen Sie Aufgaben für Personen fest, die aus diesem Meeting resultieren.

Voraussetzungen

Um das Modul Termine nutzen zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Sie besitzen über ein SEMYOU Benutzerkonto
  2. Sie besitzen eine gültige PCP App-Lizenz
  3. Sie haben Zugriff auf ein Projekt in PCP
  4. In dem Projekt wurde das Modul Termine aktiviert
  5. Sie besitzen die notwendige Rechte-Rolle innerhalb des Projekts, um das Modul Termine sehen zu können und Einträge dort zu erstellen.

Nächste Schritte

In diesem Lernprogramm haben Sie das Modul Termine etwas näher kennengelernt. Vermittelt wurde hier:

  • Wie werden neue Ordner anlegt
  • Löschen von bestehenden Ordnern
  • Datei hochladen
  • Datei öffnen / herunterladen

Tutorial – Dokumenten-Management